ایمیل

ایمیل نوشتن هم آدابی دارد

به عنوان یک وبلاگ نویس من تقریبا هر روز چندین بار با ایمیل سروکار دارم. گاهی از طرف شما بازدیدکنندگان پیام‌های مستقیم در ایمیلم دریافت می‌کنم، خبرنامه‌هایی که در آنها عضو شده‌ام را مرور می‌کنم، به دیگر وبلاگ نویس‌ها ایمیل می‌فرستم تا در مورد معرفی یک محصول یا وبلاگ یا موضوع بعدی پست وبلاگ خودم یا وبلاگ آنها بحث کنیم. خلاصه اینکه با اکثر شیوه‌های ایمیل دادن و فرستادن آشنایی دارم.

چیزی که بیشتر ایمیل‌های دریافتی به من نشان می‌دهند این است که خیلی‌ها اصلا با اصول ایمیل نوشتن آشنا نیستند. بسیاری از ایمیل‌هایی که به دستم می‌رسند بیشتر شکل پیام کوتاه را دارند تا ایمیل. گمان می‌کنم سرویس‌های پیام رسانی مثل وایبر و تلگرام و قبل‌تر از آن، یاهو مسنجر و دی‌ام‌های توییتر باعث شده‌اند که ما فراموش کنیم که ایمیل چیست و چه فرقی با یک سرویس پیام رسان دارد. از سوی دیگر اپ‌ها و سرویس‌هایی هم طراحی شده‌اند که ایمیل را بیشتر از پیش به سرویس‌های پیام رسان شبیه‌تر کنند.

در توضیح اینکه ایمیل چیست باید یادآوری کنم که ایمیل دقیقا مثل همان نامه‌هایی است که قبل از همه‌گیر شدن اینترنت برای یکدیگر ارسال می‌کردیم. یادتان می‌آید؟ همان نامه‌هایی که روی کاغذ با خط خوش می‌نوشتیم و در پاکت نامه می‌گذاشتیم و یک تمبر هم روی آن می‌چسباندیم و در نهایت آن را با ذوق و شوق در صندوق پستی می‌گذاشتیم و بعد با بی‌صبری منتظر می‌ماندیم تا پاسخ نامه برای ما ارسال شود.

ایمیل نسخه امروزی‌تر همان نامه است و یک سری مزیت در مقایسه با نامه‌های قدیمی دارد. به عنوان مثال با ایمیل دیگر لازم نیست که خوش خط باشید چون متن پیام را تایپ می‌کنید، یا دیگر لازم نیست نامه خود را در پاکت قرار دهید و روی آن تمبر بچسبانید چون برای ارسال ایمیل فقط کافی است روی دکمه ارسال کلیک کنید. البته در مورد زمان دریافت پاسخ ایمیل‌تان نمی‌توانم زیاد اظهار نظر کنم چون این بستگی به طرف مقابل شما دارد که هر چند وقت یک بار ایمیل‌های خودش را چک می‌کند و اینکه آیا اصلا دوست دارد به ایمیل شما پاسخ دهد یا نه.

به هر حال با اینکه تفاوت‌هایی بین نامه‌های کلاسیک و ایمیل‌های مدرن وجود دارد، ولی اصل موضوع که همان ساختار محتوای پیام هست تقریبا مشترک و یکسان باقی مانده. یک ایمیل کامل ایمیلی است که موضوع پیام را به طور واضح مشخص کرده باشد، متن شیوا و روانی داشته باشد و حاوی اطلاعات کاملی از شخص ارسال کننده باشد.

بنابراین، قدم اول نوشتن ایمیل این است که موضوع ایمیل را مشخص کنید. سعی کنید در انتخاب موضوع کلماتی به کار نبرید که به موضوع پیام‌تان بی‌ربط باشند. باید موضوع را طوری بنویسید که شخص دریافت کننده با خواندن موضوع، خیلی راحت بفهمد که ایمیل شما در مورد چه چیزی است.

پس از موضوع، باید رفت سراغ متن اصلی. متن را با یک سلام به مخاطب شروع می‌کنید و بعد در چند پاراگراف به طور مفصل پیام خود را شرح می‌دهید. سعی کنید اصل موضوع را در پاراگراف اول بیان کنید و در پاراگراف‌های بعدی توضیحات اضافه را ذکر کنید.

دست آخر در انتهای پیام هم باید اسم و رسم خودتان را بنویسید. اکثر سرویس‌ها و اپ‌های ایمیل این امکان را برای شما فراهم کرده‌اند که برای ایمیل خود امضا درست کنید. در امضای ایمیل معمولا اطلاعاتی مثل اسم، حرفه و راه‌های ارتباطی مثل شبکه‌های اجتماعی و یا وبلاگ شخصی را ذکر می‌کنند. بهتر است امضا درست مثل متن پیام ساده باشد. توصیه می‌کنم از کدهای HTML یا عکس و شمایل در امضای خود استفاده نکنید، چون امضا اگر ساده باشد هم با متن ایمیل هم‌خوانی دارد و هم اینکه توازن کلی ایمیل را حفظ می‌کند و متن اصلی ایمیل را به حاشیه نمی‌راند.

این می‌شود یک ایمیل درست و حسابی. حالا اگر پیام شما خیلی کوتاه است و نمی‌توانید چند پاراگراف در موردش توضیح دهید می‌توانید از سرویس‌های پیام رسان استفاده کنید. تفاوت اصلی ایمیل و پیام کوتاه هم در همین است. اگر چیزی که می‌خواهید بگویید مفصل و شرح پذیر است باید بروید سراغ ایمیل، در غیر این صورت سعی نکنید پیام‌های چند کلمه‌ای خود را در قالب ایمیل به خورد فرد مخاطب بدهید چون کار چندان قابل قبولی نیست و نشان می‌دهد که معنا و کاربرد اصلی ایمیل را متوجه نشده‌اید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *