ایمیل

رهایی از عوامل مزاحم در هنگام کار کردن: ایمیل

شاید صدها بار برای‌تان پیش آمده باشد که صبح در هنگام آغاز کارتان در حال فکر کردن و اولویت بخشیدن به کارهای آن روزتان بوده‌اید، اما وقتی به سراغ صندوق ایمیل‌های‌تان رفتید و ایمیل‌های جدید خود را مطالعه کرده‌اید، رشته افکار از دست‌تان خارج شده و دیگر نمی‌دانید دقیقا از کجا باید شروع کنید. ممکن است طبق عادت، اولین کاری که هر روز صبح انجام می‌دهید چک کردن ایمیل‌های‌تان باشد، غافل از اینکه با این کار در واقع خودتان را گمراه می‌کنید و قدرت تمرکزتان را تا حد چشم‌گیری کاهش می‌دهید.

ایمیل یکی از مهم‌ترین راه‌های ارتباطی محسوب می‌شود و نمی‌توان منکر این حقیقت شد. اما ایمیل هم درست مثل همه راه‌های ارتباطی دیگر نیاز به مدیریت دارد. شما با ایمیل می‌توانید با همکاران خود در ارتباط باشید و یا پیشنهادهای کاری جدیدی از طرف همکاران‌تان دریافت کنید، ولی این دلیل نمی‌شود که به خاطر یک ایمیل جدید، برنامه‌های کاری خود را متوقف کنید یا آنها را تغییر بدهید.

به همین علت، عاقلانه‌تر این است که کمی روی عادت ایمیل چک کردن خودتان تجدید نظر کنید. بهتر است از همین فردا که از خواب بیدار شدید به خودتان قول بدهید که تا آخر شب ایمیل‌های‌تان را چک نخواهید کرد. در عوض مطابق همان برنامه کاری که شب گذشته تنظیم کردید، روز خود را بگذرانید. شب هنگام که تمام تسک‌های لیست کاری آن روز را به اتمام رساندید، با خیال راحت می‌توانید به سراغ صندوق ایمیل‌های جدیدتان بروید و با توجه به آنها برنامه کاری روز آینده خود را تنظیم کنید.

برای آنکه در طول روز و در حین کار کردن، ایمیل‌های جدید نتوانند تمرکز شما را بر هم بزنند، حتما زنگ نوتیفیکیشن نرم‌افزار ایمیل را روی تمام دیوایس‌های‌تان غیر فعال کنید. اگر با خودتان قرار گذاشته‌اید که فقط آخر شب‌ها و بعد از تمام کردن کارهای‌تان به سراغ ایمیل‌ها بروید، دیگر نیازی به دریافت نوتیفیکیشن برای هر ایمیل جدید ندارید.

نرم‌افزارهای زیادی برای مدیریت ایمیل‌ها ساخته شده‌اند که هر کدام نیز خصوصیات منحصر به فرد خودشان را دارند. اما برخی از این نرم‌افزارها با این هدف طراحی شده‌اند که به شما در خالی شدن صندوق ایمیل‌های جدید کمک کنند. اگر یک بار خالی شدن صندوق ایمیل‌های جدید را تجربه کرده باشید می‌دانید که این کار چه حس خوبی دارد. یکی از بهترین نرم‌افزارها در این زمینه Mailbox بود که متاسفانه توسط Dropbox متوقف شده است. بهترین جایگزینش به نظر من سرویس Inbox از گوگل است که در واقع همان جیمیل است ولی با ظاهری مدرن‌تر. البته قطعا نرم‌افزارهای مشابه دیگری هم هستند که شما می‌توانید با یک جست‌وجو در اینترنت، بهترین گزینه مطابق با سلیقه خود را انتخاب کنید.

یکی از خصوصیات مشترک بین اکثر سرویس‌های مدیریت ایمیل این است که به شما اجازه می‌دهند افرادی که برای‌تان مهم هستند را در یک لیست ویژه ذخیره کنید تا اگر ایمیلی از سوی آنها برای شما ارسال شد در اولویت قرار بگیرد. اگر سرویس ایمیل مورد پسند شما نیز این ویژگی را دارد، فراموش نکنید که آدرس ایمیل افرادی که بیش از همه برای شما اهیت دارند را وارد لیست ویژه آن سرویس کنید.

ممکن است در طول روز به موردی بر بخورید که لازم باشد در آن مورد به شخصی ایمیل بزنید و او را نیز مطلع سازید. اگر این شرایط برای شما پیش آمد، به جای اینکه به سراغ نرم‌افزار ایمیل بروید و حواس‌تان با صندوق ایمیل‌های جدید پرت شود بهتر است برای خودتان یک ریمایندر تنظیم کنید تا شب به شما یادآوری کند که حتما ایمیل‌تان را ارسال کنید. بعد از تنظیم ریمایندر می‌توانید با خیال راحت کارهای همان روز را پیگیری کنید.

اگر به شخصی سازی محیط سیستم عامل دیوایس‌های خود علاقه دارید، فراموش نکنید که هیچ وقت آیکون نرم‌افزار ایمیل را در صفحه اصلی دیوایس خود قرار ندهید. با قرار دادن نرم‌افزار ایمیل در صفحه اصلی این ریسک وجود دارد که تصادفا نرم‌افزار را باز کنید و صندوق ایمیل‌های جدید خود را در زمان نامناسبی مشاهده کنید. معمولا وقتی وارد نرم‌افزار ایمیل‌ها می‌شوید به خودتان می‌گویید بد نیست حالا که نرم‌افزار اجرا شده نگاهی هم به ایمیل‌های جدید بیاندازید و همین سبب می‌شود که برنامه کاری آن روزتان در معرض تغییر و یا فراموشی قرار بگیرد.

سخن آخر اینکه، ایمیل نیز مثل دیگر روش‌های ارتباطی مدرن علاوه بر اینکه می‌تواند مفید باشد، این توانایی را هم دارد که قدرت تمرکز شما بر امور روزانه را تحت تاثیر خودش قرار دهد و به همین خاطر احتیاج به مدیریت دارد. امید است که آنچه ذکر شد کمکی باشد برای جلوگیری از مزاحمت‌هایی که ایمیل می‌تواند ایجاد کند. ضمنا از شما دعوت می‌کنم تا در بخش دیدگاه‌ها نرم‌افزار ایمیل دلخواه خود را معرفی کنید و ذکر کنید که چرا آن را به نرم‌افزارهای مشابه ترجیح می‌دهید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *