یک وسواس مفید؛ خالی کردن اینباکس

من در مورد خیلی از موضوعات وسواس دارم. نمی‌خواهم بگویم آدم وسواسی‌ای هستم به خصوص با همان تعریفی که اکثر ما از وسواس در ذهن خود داریم. نه! ولی روی به انجام رساندن برخی از کارها حساس هستم و همیشه سعی می‌کنم انجام‌شان بدهم. اگر نشد ایرادی ندارد ولی واقعا سعی می‌کنم برخی کارها را هیچ وقت پشت گوش نیاندازم. یکی از آن کارها خالی کردن اینباکس ایمیل است.

حتما الان به خودتان می‌گویید دیگر در این دوره و زمانه چه کسی به ایمیل اهمیت می‌دهد. اتفاقا جالب برای من همین است که ایمیل در جهان یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی بین افراد است، چه در زمینه‌های کاری و چه شخصی. مشکل اصلی ما در این است که یاد گرفتیم همه کارهای خودمان را با شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌رسان‌ها انجام دهیم. واقعا تعجب می‌کنم وقتی یک پیام شخصی در یک پیام‌رسان دریافت می‌کنم که اساسا شکل و قالب یک ایمیل را دارد. 

گذشته از این‌که باید یاد بگیریم از هر سرویسی به همان شکلی استفاده کنیم که در اهدافش گنجانده شده، باید این را هم بیاموزیم که چک کردن ایمیل خیلی مهم است. شاید یکی از اصلی‌ترین دلایلی که این روزها ایمیل در بین کاربران ایرانی کم رونق شده است، همین عادت چک نکردن اینباکس ایمیل است. برای همین، اکثر افراد ترجیح می‌دهند از طریق پیام مستقیم در شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌رسان‌ها حرف خودشان را بزنند چون می‌دانند با این کار زودتر به جواب می‌رسند.

اما عادت خالی کردن اینباکس که یعنی همان چک کردن مداوم ایمیل‌های دریافتی و پاسخ دادن به آن‌ها واقعا کار پیچیده و سختی نیست. فقط کافی است هر شب یک ربع را به خواندن ایمیل‌های‌تان اختصاص بدهید. 

از همین امشب شروع کنید. تمام ایمیل‌های تلنبار شده گذشته را نادیده بگیرید؛ همه آن‌ها را با هم انتخاب کنید و به یک فولدر جدید منتقل نمایید و اسم فولدر را هم بگذارید “گذشته” یا چیزی شبیه به این. سپس منتظر ایمیل‌های جدید بمانید و هر ایمیلی که دریافت می‌کنید را با دقت مورد بررسی قرار بدهید.

مسلما شما هم مثل هر شخص دیگری قبلا در سرویس‌های مختلفی با ایمیل خود عضو شده‌اید. این طبیعی است که تعداد قابل توجهی از ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید دیگر به دردتان نخورند. می‌توانید با لغو عضویت خودتان در این سرویس‌ها، کاری کنید که دیگر از طرف این سرویس‌ها ایمیلی دریافت نکنید و اینباکس خود را خلوت‌تر کنید و مدیریت آن را آسان‌تر نمایید. خوشبختانه تمام سرویس‌ها یک لینک لغو عضویت در انتهای ایمیل‌های ارسالی خود دارند.

باقی ایمیل‌ها هم عموما از سوی اشخاص به دست شما می‌رسند. حالا دیگر می‌توانید خیلی راحت‌تر از قبل این ایمیل‌ها را پیدا کرده و مطالعه کنید و اگر لازم دانستید به آن‌ها پاسخ بدهید. یادتان نرود که بعد از خواندن هر ایمیل، آن را آرشیو کنید و یا به یک فولدر مرتبط منتقل نمایید تا اینباکس خود را خالی کنید.

حالا خالی نگه داشتن اینباکس دیگر کار ساده‌ای خواهد بود چون حجم ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید تحت مدیریت خودتان است.

خود من هم البته از همان ابتدا چنین عادتی نداشتم، اما یک دوره‌ای از اپلیکیشن Mailbox استفاده می‌کردم که تمرکزش روی صفر کردن تعداد ایمیل‌های اینباکس بود. اگرچه این اپ خیلی وقت است به فعالیت خود پایان داده، اما درسی که از آن گرفتم هنوز هم همراه من هست. امیدوارم با نوشتن این نوشتار و به اشتراک گذاشتن نکاتی که بالاتر ذکر کردم، کمک کنم که شما هم این عادت مفید را به لیست عادت‌های روزانه خود اضافه کنید.

چرا تلگرام هرگز نمی‌تواند جایگزین خبرنامه ایمیلی وبلاگ بشود؟

خبرنامه ایمیلی

این روزها اگر سری به اکثر وبلاگ‌های فارسی بزنید، به جای آن گزینه آشنای عضویت در خبرنامه ایمیلی وبلاگ، با دکمه عضویت در کانال تلگرام وبلاگ مواجه خواهید شد. گرچه قبول دارم که تلگرام در این چند سال اخیر تبدیل به یک پایگاه عظیم از کاربران ایرانی اینترنت شده است. قبول دارم که خیلی از کاربران ایرانی در حال حاضر اکثر وقت خود را صرف تلگرام می‌کنند. قبول دارم که تلگرام برای تولید کننده‌های محتوا می‌تواند انتخاب وسوسه‌انگیزی باشد. اما قبول ندارم که تلگرام بتواند جای خبرنامه ایمیلی برای وبلاگ را بگیرد. هرگز!

گرچه بلاگرهای ایرانی مستقیما این را ابراز نمی‌کنند که عضویت در کانال تلگرام را جایگزین خبرنامه ایمیلی وبلاگ‌شان کرده‌اند، اما وقتی باکسی برای وارد کردن ایمیل یا دکمه‌ای برای عضویت در خبرنامه در هیچ کجا از وبلاگ دیده نمی‌شود، دقیقا همین مفهوم را به مخاطب منتقل می‌کند. جالب این‌جاست که کانال‌های تلگرام اصلا با چنین هدفی ساخته نشده‌اند و این به نوعی خلاقیت خود بلاگرها بوده که به این نتیجه جالب دست یافته‌اند.

چند باری از سر کنجکاوی تصمیم گرفتم عضو کانال تلگرام برخی از این وبلاگ‌ها بشوم تا ببینم اساسا چه نوع محتوایی در آن‌ها منتشر می‌کنند که نمی‌توانند در خبرنامه آن‌ها را بگنجانند. بعد از کمی جست‌وجو در میان کانال‌های وبلاگ‌ها، متوجه شدم که محتوای این کانال‌ها در اصل همان محتوایی است که در خبرنامه‌های خود قرار می‌دهند یا می‌دادند، فقط با این تفاوت که در تلگرام محتوای خبرنامه را به صورت جداسازی شده عرضه می‌کنند. مثلا اگر می‌شد  چندین مطلب را در یک خبرنامه کنار هم گذاشت و در قالب یک بسته محتوایی واحد در اختیار مشترکان گذاشت، در تلگرام باید هر کدام از آن مطالب را به طور جداگانه ارائه نمود.

خبرنامه ایمیلی

به غیر از این، هیچ تفاوت دیگری بین محتوای کانال تلگرام وبلاگ‌ها و خبرنامه‌ها ندیدم. پس اگر چنین است، چرا برخی از بلاگرها ترجیح می‌دهند خبرنامه را رها کنند و به سراغ ساختن کانال تلگرام بروند؟

شاید پاسخ این باشد که آن‌ها فکر می‌کنند ایمیل دیگر به درد نمی‌خورد. اگر چنین است که باید به اطلاع آن‌ها رساند که کاملا اشتباه می‌کنند. ایمیل در اصل حکم آدرس افراد در دنیای اینترنت را دارد. چطور ممکن است کسی در اینترنت فعالیت داشته باشد ولی یک آدرس ایمیل به نام خود ثبت نکرده باشد؟ چطور ممکن است ایمیل به درد نخورد وقتی هنوز برای عضویت در سایت‌ها و سرویس‌های مختلف، اولین کاری که باید انجام داد وارد کردن آدرس ایمیل است؟ اگر به تعداد کاربران باشد، قطعا ایمیل نسبت به تلگرام تعداد کاربران بیشتری دارد.

شاید برخی‌ها فکر می‌کنند از طریق کانال تلگرام می‌توانند به کسب درآمد بپردازند و ایمیل چنین امکانی را برای‌شان فراهم نمی‌کند. این تصور هم کاملا غلط است. تمام بازاریاب‌های مطرح دنیا، همه بلاگرهای مشهور جهان تمام تلاش خودشان را می‌کنند تا به تعداد مشترکان خبرنامه وبلاگ‌های خود بیافزایند تا بتوانند از این طریق درآمد خود را هم افزایش دهند. خبرنامه ایمیلی همیشه جایگاه مناسبی برای تبلیغات و کسب درآمد بوده است. فرض کنید بتوانید در خبرنامه وبلاگ‌تان که هزاران عضو دارد، کتاب یا محتوا یا وبلاگ یک نویسنده دیگر را تبلیغ نمایید. مسلما هم به نفع شما خواهد بود و هم به نفع کسی که درخواست تبلیغ شدن دارد.

شاید عده‌ای تصور می‌کنند که چون تلگرام بین کاربران ایرانی محبوب است می‌تواند انتخاب بهتری نسبت به خبرنامه ایمیلی باشد. چطور ممکن است پلتفرم شلوغی مثل تلگرام بتواند گزینه جذاب‌تری نسبت به ایمیل به نظر برسد؟ درست است که تلگرام محبوب است، اما این می‌تواند یک نقطه ضعف هم باشد. شلوغی بیش از حد تلگرام ممکن است سبب شود که محتوای کانال شما نادیده گرفته بشود، آن هم با وجود آن همه کانال پرطرفدار تفریحی دیگر که با محتوای زرد خود توانسته‌اند به این جایگاه برسند، دیگر جایی برای جذب مخاطب به سمت محتوای وبلاگ باقی نمی‌ماند. این در حالی است که احتمال این‌که مطالب شما در قالب خبرنامه ایمیلی خوانده شود خیلی بیشتر است.

شاید بعضی از بلاگرها معتقد باشند که ساختن و مدیریت یک کانال تلگرام خیلی راحت‌تر و بی‌دردسرتر از مدیریت خبرنامه‌های ایمیلی است. خوشبختانه با وجود ابزارهای قدرتمند و متنوعی همچون میل‌چیمپ، کنترل ظاهر و محتوای خبرنامه‌ها تبدیل به کاری بسیار ساده و به دور از هر گونه پیچیدگی تبدیل شده است. حتی اگر با سرویس‌های خارجی به خاطر عدم آشنایی با زبان انگلیسی هم مشکل دارید، می‌توانید از سرویس‌های ایرانی خوبی همچون میل‌چی کمک بگیرید. در این سرویس‌ها وقتی یک بار طرح مورد نظرتان برای ظاهر خبرنامه خود را آماده کردید، برای بارهای بعدی می‌توانید از همان طرح ذخیره شده استفاده کنید تا زمان کمتری را صرف تولید خبرنامه نمایید.

خبرنامه ایمیلی

شاید این تصور برای تعدادی از تولید کننده‌های محتوا پیش آمده باشد که تلگرام آمار مناسبی از تعداد اعضا و تعداد بازدید مطالب ارائه می‌دهد، این در حالی است که سرویس‌های مدیریت ایمیل‌های انبوه در این زمینه هم تواناتر هستند. شما با کمک این سرویس‌ها می‌توانید از تعداد اعضای خبرنامه، تعداد دفعات باز شدن هر خبرنامه یا تعداد کلیک‌ها روی هر لینک از هر خبرنامه به طور دقیق مطلع شوید.

از همه این موارد که بگذریم، باید به این نکته هم توجه کرد که کاربران تلگرام اصولا دوست ندارند محیط تلگرام را ترک کنند و به سمت وبلاگ شما هدایت شوند. آن‌ها بیشتر تمایل دارند که همه محتوا را به طور کامل در همان تلگرام مشاهده کنند. در عوض، اعضای خبرنامه وقتی ایمیلی از شما دریافت می‌کنند، احتمال این‌که روی لینک مطالب داخل خبرنامه کلیک کنند و به سمت وبلاگ‌تان هدایت شوند و برای وبلاگ‌تان ترافیک ایجاد کنند خیلی بیشتر است.

با تمام نکاتی که گفته شد، لازم است به این موضوع هم اشاره کنم که تلگرام به عنوان یک سرویس پیام‌رسان، سرویس خوبی است. اما مشکل از آن‌جایی شروع می‌شود که سعی می‌کنیم از یک پیام‌رسان برای کارهای دیگر استفاده کنیم. البته تلگرام با باقی پیام‌رسان‌ها تفاوت‌های زیادی دارد و کلا پدیده‌ای است که شاید مشابه آن را به سختی بتوان پیدا کرد. ولی این پدیده هر چه که باشد باز هم قادر نیست با قدرت بزرگی همچون ایمیل مقابله کند.

بنابراین، اگر بلاگر هستید و این فکر را در سر می‌پرورانید که به تقلید از برخی از وبلاگ‌نویس‌های دیگر، شما هم لینک عضویت در کانال تلگرام وبلاگ را جایگزین لینک عضویت در خبرنامه ایمیلی وبلاگ کنید، بد نیست به همه مواردی که در این نوشتار آوردم فکر کنید و ببینید آیا باز هم ارزشش را دارد یا نه. حتی می‌توانید به این فکر کنید که آیا لازم هست در تلگرام برای وبلاگ خود کانال راه بیاندازید یا خیر.

چرا ایمیل مارکتینگ برای وبلاگ، از جذب دنبال‌کننده در شبکه‌های اجتماعی مهم‌تر است؟

ایمیل مارکتینگ

اگر سری به هر کدام از وبلاگ‌های محبوب خارجی بیاندازید، متوجه خواهید شد که تمامی این وبلاگ‌ها یک ویژگی مشترک دارند و آن هم تاکیدشان برای گرفتن ایمیل شما به عنوان مخاطب است. اغلب وبلاگ‌نویس‌های معتبر سعی می‌کنند به هر بهانه‌ای که شده شما را راضی کنند تا ایمیل خود را به آن‌ها بدهید. برخی از آن‌ها از پنجره‌های پاپ‌آپ استفاده می‌کنند، برخی دیگر به شما وعده می‌دهند که اگر ایمیل خود را بدهید، آن‌ها هم یک نسخه رایگان از کتاب‌شان را برای شما ایمیل می‌کنند. به طور کلی اکثرشان به تاثیرات مثبت ایمیل مارکتینگ اعتقاد راسخ دارند.

حالا اگر به وبلاگ‌های داخلی سری بزنید و آن را با وبلاگ‌های بلاگرهای خارجی مقایسه کنید، می‌بینید که بلاگرهای ایرانی یا زیاد روی این موضوع تاکید ندارند، یا اگر هم داشته باشند صرفا به خاطر الگوبرداری از همکاران خارجی‌شان بوده است و خودشان هم نمی‌دانند ایمیل بازدیدکننده‌ها چرا به دردشان می‌خورد. بلاگرهای ایرانی بیشتر دوست دارند روی بازاریابی در شبکه‌های اجتماعی وقت صرف کنند و حال و حوصله لیست بیلدینگ را ندارند. به همین دلیل است که در سایدبار اکثر وبلاگ‌های فارسی به جای باکس عضویت در خبرنامه وبلاگ، لینک عضویت در کانال تلگرام یا دنبال کردن نویسنده در شبکه‌های اجتماعی مثل توییتر و اینستاگرام جلب توجه می‌کند.

با این حساب، لازم دیدم به عنوان یک بلاگر ایرانی نسبتا قدیمی یادآوری کنم که چرا باید به عنوان یک وبلاگ نویس، به لیست بیلدینگ و ساختن یک لیست ایمیل برای خبرنامه وبلاگ اهمیت بیشتری بدهید. گفتم قدیمی، چون بلاگرهای قدیمی‌تر از من، همان بلاگرهای ایرانی نام‌دار و خوش ذوقی که جای برخی‌های‌شان واقعا خالی است، ارزش لیست بیلدینگ را می‌دانستند و در ستون کناری وبلاگ‌شان، علاوه بر لینکدونی (یکی دیگر از فرهنگ‌های خوب وبلاگ‌نویسی که این روزها کم‌کم فراموش می‌شود) یک باکس عضویت در خبرنامه وبلاگ هم جای می‌دادند و به جذب آدرس ایمیل بازدیدکننده‌ها مشغول بودند.

گرچه شاید از نظر بعضی از وبلاگ‌نویس‌های مدرن و امروزی، ایمیل حداقل در ایران دیگر مورد توجه قرار نمی‌گیرد و ارزش وقت صرف کردن ندارد، ولی بد نیست مزایای ایمیل در برابر شبکه‌های اجتماعی را یادآوری کنم تا مجددا به جایگاه قابل احترام بازاریابی با ایمیل پی ببریم:

۱- یک مکاتبه شخصی و به دور از هیاهو

این خیلی شیرین است که بتوانید در توییتر چند هزار نفر فالوئر به دست بیاورید یا برای اکانت‌تان در اینستاگرام کلی طرفدار جذب کنید، اما مطمئن باشید هیچ وقت نمی‌توانید از طریق شبکه‌های اجتماعی به طور مداوم با تک تک طرفداران خود در رابطه با برند و وبلاگ‌تان به طور شخصی و خصوصی مکاتبه نمایید. امکانی که ارسال انبوه ایمیل برای شما فراهم می‌کند، این است که بتوانید به طور منظم (مثلا هر یک هفته یک بار یا به طور ماهانه) به یکایک بازدیدکنندگانی که ایمیل‌شان را به شما داده‌اند یک ایمیل اختصاصی بفرستید و آن‌ها را از آخرین رویدادهای وبلاگ‌تان آگاه سازید. این یعنی یک راه عالی برای جلوگیری از فراموش شدن وبلاگ‌تان از ذهن مخاطبان.

۲- یک راه ارتباطی بدون هیچ محدودیتی

یکی از مشکلات شبکه‌های اجتماعی، محدودیت‌هایی است که این پلتفرم‌ها با خودشان به همراه دارند. شاید از دید کسی که از شبکه‌های اجتماعی برای تفریح و سرگرمی استفاده می‌کند محدودیتی در این پلتفرم‌ها وجود نداشته باشد، اما از دید من و شمای وبلاگ‌نویس قطعا محدودیت‌هایی احساس می‌شود. مثلا در توییتر شما در هر توییت فقط می‌توانید ۲۸۰ کاراکتر را بگنجانید، یا در فیسبوک باید با الگوریتم‌های این پلتفرم دست و پنجه نرم کنید تا بلکه بتوانید پیام خود را به افراد بیشتری نشان بدهید. از این‌ها گذشته، با توجه به حجم بالای محتوای تولید شده در تمامی این شبکه‌های اجتماعی، عمر محتوای شما کوتاه و محدود خواهد بود و بعد از مدتی در انبوهی از محتوای کاربران دیگر گم می‌شود. این در حالی است که ایمیل به شما اجازه می‌دهد تا پیام خود را به هر شکل و ظاهری که خودتان می‌پسندید، در اختیار تمام کسانی قرار دهید که در خبرنامه وبلاگ‌تان عضو شده‌اند.

۳- تولید محتوای تبلیغاتی با مالکیت کامل

از دیگر معضلات تولید محتوا در شبکه‌های اجتماعی این است که شما هر چقدر هم که در یک پلتفرم اجتماعی وقت و تلاش صرف کنید و برای خودتان طرفدار به دست بیاورید، باز هم مالک اصلی محتوای خودتان در این پلتفرم‌ها نیستید. تصور کنید یک روز یکی از همین شبکه‌های اجتماعی که شما کلی دنبال‌کننده در آن برای خودتان ایجاد کرده‌اید، کلا ورشکست شود و کارش را متوقف کند، یا به هر دلیلی اکانت‌تان در آن پلتفرم مسدود شود، یا قوانین و مقررات خودش را بر خلاف میل شما تغییر دهد، یا این‌که اصلا به دلیل شکست از رقبا از تعداد کاربرانش به اندازه قابل توجهی کاسته شود. آن وقت تمام نقشه‌های شما نقش بر آب می‌شود. در عوض، اگر ایمیل را به عنوان هدف اصلی خود برای بازاریابی وبلاگ‌تان انتخاب کنید، آن‌گاه خیال‌تان راحت است که برای همیشه مالک اصلی محتوای تبلیغاتی ایمیل‌های‌تان خواهید بود.

۴- عادت داشتن کاربران به دریافت محتوای تبلیغاتی از طریق ایمیل

کسانی که شما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال می‌کنند، انتظار ندارند شما فقط از وبلاگ‌تان در این شبکه‌ها صحبت به میان بیاورید. رسانه‌های اجتماعی راهی برای ارتباطات صمیمانه‌تر است و کاربران این پلتفرم‌ها چندان به دریافت مطالب تبلیغاتی از این طریق علاقه‌ای ندارند. برعکس، وقتی کسی در خبرنامه وبلاگ‌تان عضو می‌شود، این را می‌داند که قرار است هر از چند گاهی از طرف شما یک ایمیل تبلیغاتی در مورد وبلاگ‌تان دریافت کند، پس ذهنش برای دریافت این نوع محتوا آماده است و راحت‌تر آن را می‌پذیرد.

هرگز ایمیل مارکتینگ را دست کم نگیرید

اگر وبلاگ‌نویس هستید و یک وبلاگ برای خودتان دارید اما هنوز به فکر ایمیل مارکتینگ و لیست بیلدینگ نیستید، بهتر است تجدید نظر کنید. اگر به تازگی می‌خواهید یک وبلاگ شخصی بسازید، یادتان باشد که حتما از همان ابتدا شروع به ساختن لیست ایمیل برای خبرنامه وبلاگ‌تان کنید. به دلایلی که در این مطلب اشاره کردم، ایمیل مارکتینگ می‌تواند به شما در پیش‌برد اهداف وبلاگ‌تان و همین‌طور افزایش محبوبیت آن کمک شایان توجهی کند.

البته این را هم خاطر نشان کنم که منظورم از نوشتن این مقاله این نبود که بگویم بازاریابی در شبکه‌های اجتماعی کار بیهوده‌ای است. نه! هر چیزی جای خودش را دارد. شبکه‌های اجتماعی هم بخشی از یک برنامه کامل بازاریابی محتواست. هدفم یادآوری اهمیت بازاریابی ایمیلی بود که این روزها کم‌کم در حال دور شدن از کانون توجه بلاگرهای ایرانی است.

در آینده مطالب بیشتری در زمینه ایمیل مارکتینگ و تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب برای این کار خواهم نوشت.

ایمیل نوشتن هم آدابی دارد

ایمیل

به عنوان یک وبلاگ نویس من تقریبا هر روز چندین بار با ایمیل سروکار دارم. گاهی از طرف شما بازدیدکنندگان پیام‌های مستقیم در ایمیلم دریافت می‌کنم، خبرنامه‌هایی که در آنها عضو شده‌ام را مرور می‌کنم، به دیگر وبلاگ نویس‌ها ایمیل می‌فرستم تا در مورد معرفی یک محصول یا وبلاگ یا موضوع بعدی پست وبلاگ خودم یا وبلاگ آنها بحث کنیم. خلاصه اینکه با اکثر شیوه‌های ایمیل دادن و فرستادن آشنایی دارم.

چیزی که بیشتر ایمیل‌های دریافتی به من نشان می‌دهند این است که خیلی‌ها اصلا با اصول ایمیل نوشتن آشنا نیستند. بسیاری از ایمیل‌هایی که به دستم می‌رسند بیشتر شکل پیام کوتاه را دارند تا ایمیل. گمان می‌کنم سرویس‌های پیام رسانی مثل وایبر و تلگرام و قبل‌تر از آن، یاهو مسنجر و دی‌ام‌های توییتر باعث شده‌اند که ما فراموش کنیم که ایمیل چیست و چه فرقی با یک سرویس پیام رسان دارد. از سوی دیگر اپ‌ها و سرویس‌هایی هم طراحی شده‌اند که ایمیل را بیشتر از پیش به سرویس‌های پیام رسان شبیه‌تر کنند.

در توضیح اینکه ایمیل چیست باید یادآوری کنم که ایمیل دقیقا مثل همان نامه‌هایی است که قبل از همه‌گیر شدن اینترنت برای یکدیگر ارسال می‌کردیم. یادتان می‌آید؟ همان نامه‌هایی که روی کاغذ با خط خوش می‌نوشتیم و در پاکت نامه می‌گذاشتیم و یک تمبر هم روی آن می‌چسباندیم و در نهایت آن را با ذوق و شوق در صندوق پستی می‌گذاشتیم و بعد با بی‌صبری منتظر می‌ماندیم تا پاسخ نامه برای ما ارسال شود.

ایمیل نسخه امروزی‌تر همان نامه است و یک سری مزیت در مقایسه با نامه‌های قدیمی دارد. به عنوان مثال با ایمیل دیگر لازم نیست که خوش خط باشید چون متن پیام را تایپ می‌کنید، یا دیگر لازم نیست نامه خود را در پاکت قرار دهید و روی آن تمبر بچسبانید چون برای ارسال ایمیل فقط کافی است روی دکمه ارسال کلیک کنید. البته در مورد زمان دریافت پاسخ ایمیل‌تان نمی‌توانم زیاد اظهار نظر کنم چون این بستگی به طرف مقابل شما دارد که هر چند وقت یک بار ایمیل‌های خودش را چک می‌کند و اینکه آیا اصلا دوست دارد به ایمیل شما پاسخ دهد یا نه.

به هر حال با اینکه تفاوت‌هایی بین نامه‌های کلاسیک و ایمیل‌های مدرن وجود دارد، ولی اصل موضوع که همان ساختار محتوای پیام هست تقریبا مشترک و یکسان باقی مانده. یک ایمیل کامل ایمیلی است که موضوع پیام را به طور واضح مشخص کرده باشد، متن شیوا و روانی داشته باشد و حاوی اطلاعات کاملی از شخص ارسال کننده باشد.

بنابراین، قدم اول نوشتن ایمیل این است که موضوع ایمیل را مشخص کنید. سعی کنید در انتخاب موضوع کلماتی به کار نبرید که به موضوع پیام‌تان بی‌ربط باشند. باید موضوع را طوری بنویسید که شخص دریافت کننده با خواندن موضوع، خیلی راحت بفهمد که ایمیل شما در مورد چه چیزی است.

پس از موضوع، باید رفت سراغ متن اصلی. متن را با یک سلام به مخاطب شروع می‌کنید و بعد در چند پاراگراف به طور مفصل پیام خود را شرح می‌دهید. سعی کنید اصل موضوع را در پاراگراف اول بیان کنید و در پاراگراف‌های بعدی توضیحات اضافه را ذکر کنید.

دست آخر در انتهای پیام هم باید اسم و رسم خودتان را بنویسید. اکثر سرویس‌ها و اپ‌های ایمیل این امکان را برای شما فراهم کرده‌اند که برای ایمیل خود امضا درست کنید. در امضای ایمیل معمولا اطلاعاتی مثل اسم، حرفه و راه‌های ارتباطی مثل شبکه‌های اجتماعی و یا وبلاگ شخصی را ذکر می‌کنند. بهتر است امضا درست مثل متن پیام ساده باشد. توصیه می‌کنم از کدهای HTML یا عکس و شمایل در امضای خود استفاده نکنید، چون امضا اگر ساده باشد هم با متن ایمیل هم‌خوانی دارد و هم اینکه توازن کلی ایمیل را حفظ می‌کند و متن اصلی ایمیل را به حاشیه نمی‌راند.

این می‌شود یک ایمیل درست و حسابی. حالا اگر پیام شما خیلی کوتاه است و نمی‌توانید چند پاراگراف در موردش توضیح دهید می‌توانید از سرویس‌های پیام رسان استفاده کنید. تفاوت اصلی ایمیل و پیام کوتاه هم در همین است. اگر چیزی که می‌خواهید بگویید مفصل و شرح پذیر است باید بروید سراغ ایمیل، در غیر این صورت سعی نکنید پیام‌های چند کلمه‌ای خود را در قالب ایمیل به خورد فرد مخاطب بدهید چون کار چندان قابل قبولی نیست و نشان می‌دهد که معنا و کاربرد اصلی ایمیل را متوجه نشده‌اید.