آغاز کردن یک هنر است

من یکی از طرفداران پر و پا قرص برنامه‌ریزی هستم. به این اعتقاد دارم که برای هر اقدامی چه کوچک و چه بزرگ، چه فنی و چه ساده، اگر بدون برنامه‌ریزی پیش برویم به احتمال خیلی زیاد با شکست مواجه می‌شویم، گرچه ممکن است گاهی هم برنده بشویم ولی قطعا شانسی بوده است. طراحی یک نقشه راه می‌تواند ما را برای هر احتمال ممکنی آماده کند و از دور شدن از مسیر درست و رفتن به سمت پرتگاه جلوگیری به عمل بیاورد. 

اما با این همه، برخی‌ها از تاکید بر روی برنامه‌ریزی به درک اشتباهی رسیده‌اند. بعضی‌ها فکر می‌کنند هر چه زمان بیشتری صرف برنامه‌ریزی کنند بهتر است. این درست است، ولی اغلب این افراد آن‌چنان غرق فکر کردن به برنامه‌ریزی می‌شوند که اصلا یادشان می‌رود بالاخره باید شروع کنند. وقتی به این افراد می‌گویی پس چرا دست به کار نمی‌شوی، عموما می‌گویند هنوز برنامه‌های‌شان کامل نشده و باید همه جوانب را رعایت کنند.

شاید بتوان گفت این یک نوع وسواس است که گریبان عده‌ای را گرفته. اما اگر از من بپرسید می‌گویم هیچ وسواسی در این نوع برداشت از برنامه‌ریزی وجود ندارد. این فقط یک بهانه است. کسانی که از آغاز کردن هراس دارند، ترجیح می‌دهند خودشان را با برنامه‌ریزی مشغول کنند. حداقل به این شکل خیال خودشان راحت است که دست کم مشغول یک کاری هستند. به بیان دیگر، این‌ها سر خودشان کلاه می‌گذارند.

کارتان را آغاز کنید، توانایی انجام دادن آن به دنبالش می‌آید.

رالف والدو امرسون

تصور اصلی‌شان این است که آن‌قدر باید به برنامه‌ریزی بپردازند تا بالاخره همه شرایط فراهم شود. کدام شرایط؟ قرار نیست یک روزی همه چیز برای شما به شکلی مهیا بشود. قرار نیست جلوی پای شما فرش قرمز پهن کنند و بگویند “بفرمایید آقای رئیس، شما چه دستوری می‌فرمایید؟”. اگر منتظر چنین روزهایی هستید کلا موفقیت را فراموش کنید.

ترس از آغاز کردن، این روزها به یک مشکل همه‌گیر تبدیل شده و گسترش یافته است. عده‌ای هستند که همیشه فکر می‌کنند اگر همین امروز دست به کار بشوند و ایده‌های خودشان را عملی کنند، ممکن است در میانه راه به موقعیت‌هایی بربخورند که قبلا برای‌شان برنامه‌ریزی نکرده‌اند. خوب این که کاملا طبیعی است! مواجه شدن با مشکلات و موقعیت‌هایی که از قبل برای آن‌ها برنامه‌ای تنظیم نشده بخشی از هر کاری است.

مگر مارک زاکربرگ می‌دانست که روزی آن‌قدر دچار مشکلات مختلف می‌شود که ارزش سهام فیسبوک بیش از ۲۰ درصد سقوط کند؟ مگر مدیران کمپانی معروف لگو می‌دانستند که با تغییراتی که در اواخر دهه ۱۹۹۰ در محصولات خود ایجاد کردند قرار است سال ۲۰۰۰ را با شکستی سنگین آغاز کنند؟ ایوان ویلیامز از کجا می‌دانست ایده پلتفرم وبلاگ‌نویسی بلاگر که تقریبا هیچ سودی برایش نداشت، در اواخر سال ۲۰۰۲ یک مشتری ۵۰ میلیون دلاری به اسم گوگل پیدا می‌کند؟ یا قهوه فروشی کوچک استارباکس که روزی از روزهای سال ۱۹۷۱ در سیاتل پا به عرصه وجود گذاشت، واقعا چه کسی فکرش را می‌کرد که در آینده تبدیل شود به یکی از بزرگ‌ترین برندهای فروش قهوه در جهان.

می‌بینید! هیچ کدام از مدیران ارشد جهان امروز نمی‌دانستند زمانی فرا خواهد رسید که به جایگاه‌های رویایی دست می‌یابند و هیچ کدام هم نمی‌دانند که چه فرصت‌ها و بحران‌هایی انتظاراشان را می‌کشد. همه این افراد حداقل در یک جنبه با هم مشترک بوده‌اند. آن‌ها منتظر نماندند که به تمام این احتمالات فکر کنند، بلکه فقط شروع کردند.

بگذارید خیال‌تان را راحت کنم، شما هیچ وقت نمی‌توانید تمام اتفاقات محتمل را پیش‌بینی کنید و برای‌شان برنامه داشته باشید. شما خدا نیستید که از همه چیز آگاه باشید. البته من به هیچ وجه مخالف آمادگی و برنامه‌ریزی نیستم، حرفم این است که نباید بیش از حد در این مرحله وقت بکشید. شهامت آغاز کردن را داشته باشید و دست به کار شوید.

آیا برنامه‌ریزی نوعی پیش‌بینی است؟

برنامه‌ریزی

تقریبا هر کسی که به جایگاه مناسبی می‌رسد وقتی از او می‌پرسند چطور این موفقیت را کسب کردی می‌گوید با برنامه‌ریزی. در هر برنامه گروهی که بخواهید شرکت کنید چه تفریحی باشد و چه تحصیلی، همیشه یک نفر هست که کارها را برنامه‌ریزی کند تا کنترل گروه حفظ شود. هر بار که بخواهید به سفر بروید یکی از اولین کارهای‌تان برنامه‌ریزی برای سفر خواهد بود. صبح‌ها قبل از این‌که به سر کارتان بروید، تمام کارهای آن روز را برای خودتان برنامه‌ریزی می‌کنید. اما آیا تا به حال از خودتان پرسیدید که آیا برنامه‌ریزی نوعی پیش‌بینی است یا نه؟

تصور کنید یکی از همین روزهایی که کارهای‌تان را برنامه‌ریزی کرده‌اید، یک اتفاق بیافتد که در برنامه‌ریزی‌های شما جایی نداشته است. مثلا قبل از رفتن به سر کار ماشین‌تان خراب شود. آن‌گاه چه می‌کنید؟ باز هم مطابق برنامه خودتان پیش می‌روید؟

مسلما هر لحظه امکان دارد که اتفاقاتی رخ بدهند که شما را از برنامه‌ریزی‌های‌تان عقب بیاندازد به طوری که شاید مجبور شوید به کلی برنامه خود را متوقف کنید یا این‌که از نو مشغول برنامه‌ریزی شوید.

بنابراین هر بار که کارهای آینده خود را اولویت‌بندی می‌کنید، در واقع در حال پیش‌بینی هستید. شما پیش خودتان فرض می‌کنید که اگر هیچ اتفاق غیر منتظره‌ای رخ ندهد احتمالا موفق خواهید شد همه کارهایی که در لیست آن روز گنجانده‌اید را انجام دهید.

اما اگر چنین است، پس چرا باز هم به این فرضیات و پیش‌بینی‌ها ادامه می‌دهیم؟ علت این است که برنامه‌ریزی به ما یک حس اعتماد به نفس پنهان می‌بخشد که باعث می‌شود با اطمینان خاطر بیشتری امور را به سرانجام برسانیم.

وقتی برنامه داشته باشیم، این تفکر در ذهن ما به طور ناخودآگاه شکل می‌گیرد که شیوه کارمان صحیح است و روی همه چیز کنترل کامل داریم، حتی اگر واقعا این چنین نباشد.

برنامه‌ریزی

در مجموع برنامه ریختن برای هر کار و تلاش برای عمل کردن به آن برنامه، اساسا فعالیت معقولی است به شرط آن‌که بدانیم همه این برنامه‌ها بر اساس یک سری فرضیات چیده شده است و نباید بیش از حد به آن‌ها اتکا کرد.

این را گفتم تا روی این موضوع تاکید نمایم که هیچ وقت نباید بر اساس برنامه‌ریزی‌های خود تصمیم بگیرید. تصمیم گرفتن امری نیست که بتوان آن را به امید پیش‌بینی‌ها و فرضیات رها کرد. تا زمانی که از موضوعی مطمئن نشدید، تا وقتی اطلاعات کافی در مورد آن موضوع به دست نیاوردید، تا وقتی تمامی جوانب را در نظر نگرفته‌اید، اقدام به تصمیم‌گیری نکنید. برنامه‌ریزی ذاتا با اطمینان در تضاد است، پس نمی‌توان تصمیم‌گیری را در برنامه‌ها گنجاند.

بر همین مبنا، از این پس هر زمان که کلمه برنامه‌ریزی به ذهن‌تان خطور کرد، به خودتان یادآوری کنید که این کلمه با پیش‌بینی مترادف است. حال سوال این‌جاست که آیا این حقیقت یک امر منفی است یا مثبت؟ منظور این است که آیا باید به این دلیل که تنظیم برنامه بر اساس فرضیات پیش می‌رود، شما باید کلا آن را کنار بگذارید؟ خیر چنین نیست. پیش‌بینی‌ها اگر حساب شده و با توجه به اتفاقات محتمل باشند، می‌توانند تا حد قابل توجهی به واقعیات نزدیک شوند.

اکنون اگر برای‌تان سوال پیش آمده که اصلا برای چه چیزهایی باید برنامه‌ریزی کنید، باید یادآور شوم که برنامه‌ها کلا به سه دسته تقسیم می‌شوند:

  • برنامه‌های کوتاه مدت: این برنامه‌ها شامل مواردی می‌شوند که در مدت چند ساعت تا چند روز آینده قصد به انجام رساندن آن‌ها را دارید.
  • برنامه‌های میان مدت: برنامه‌هایی هستند که زمان به انجام رساندن‌شان به چند ماه آینده موکول شده است. این برنامه‌ها در مقایسه با برنامه‌های کوتاه مدت اغلب به زمان بیشتری احتیاج دارند.
  • برنامه‌های دراز مدت: برنامه‌هایی که برای چند سال آینده خود در نظر گرفته‌اید در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند. این برنامه‌ها به دلیل این‌که بسیار کلی و بزرگ هستند، به چند سال زمان نیاز دارند و معمولا از چندین بخش کوچک‌تر تشکیل می‌شوند.

حال برگردیم به سوال قبلی: برنامه‌ریزی برای چه چیزهایی مناسب‌تر است. از آن‌جایی که ماهیت برنامه‌ریزی مطابق آن‌چه تا اینجا گفته شده پیش‌بینی و فرضیات است، هر چه برنامه‌ها کوتاه مدت‌تر باشند بهتر است، چون معمولا آینده نزدیک را بهتر می‌توان پیش‌بینی کرد و اگر هم چیزی خلاف پیش‌بینی‌ها رخ دهد ساده‌تر می‌توان برنامه‌های کوتاه مدت را از نو تغییر داد.

با این همه این بدان معنا نیست که نباید برنامه‌های میان مدت و بلند مدت داشته باشید. نکته این‌جاست که نباید روی برنامه‌های میان مدت و بلند مدت بیش از حد حساب کنید. بعلاوه، وقتی برای میان مدت یا بلند مدت خود برنامه‌ریزی می‌کنید، همیشه واقعیات را در نظر داشته باشید و چیزی از خودتان انتظار نداشته باشید که می‌دانید ممکن نیست به آن دست یابید. اگر چنین نکنید، بعدها که زمان عملی شدن برنامه‌های میان مدت و بلند مدت‌تان رسید و دیدید که نمی‌توانید از پس آن کارها بر بیایید، ناامید می‌شوید و احساس می‌کنید چند ماه تا چند سال پیش را به بیهودگی گذرانده‌اید. از همین امروز از بروز این اتفاق جلوگیری کنید و بیش از حد به برنامه‌های‌تان متکی نشوید.