۵ مرحله برای آماده‌سازی، تشکیل و تکمیل جلسات

در هر سازمان، شرکت یا گروهی مباحثی پیش می‌آیند که هر از گاهی لازم می‌شود یک سری جلسات بین برخی یا همه اعضا تشکیل گردد. گروه مورد نظر هر گروهی که باشد، موضوع بحث هر موضوعی که باشد و حاضران جلسه هر کسی که باشند، روند آماده‌سازی و تشکیل جلسه یکسان است و متاسفانه این مراحل توسط بسیاری از گروه‌هایی که از نزدیک دیده‌ام رعایت نمی‌شوند. برخی‌ها فکر می‌کنند همین که بگویند فلان روز جلسه داریم کافی است! این در حالی است که برای به راه انداختن یک جلسه درست و حسابی باید مقدماتی را فراهم کرد؛ مقدماتی که نه تنها به درد اعضای حاضر در جلسه می‌خورند، بلکه می‌توانند روند جلسه را به اندازه قابل توجهی روان‌تر و کارآمدتر سازند.

اگر مدیر یک گروه هستید (حال هر گروهی می‌خواهد باشد)، کمی وقت بگذارید و این مقاله را بخوانید تا با اصول و مبانی تشکیل جلسه به صورت حرفه‌ای آشنا شوید. رعایت نکاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهم کرد، به دیگران نشان می‌دهد که شما به خوبی به وظایف مدیریتی خود آگاه هستید و این وظایف را به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهید. شما با دقت کردن به همین نکات ریز، به همه ثابت می‌کنید که لایق جایگاه خود هستید و هیچ کاری را بی‌اساس و بدون مقدمه انجام نمی‌دهید، بلکه برای هر کاری برنامه‌ریزی دقیق دارید.

نوشتار مرتبط:‌ آیا برنامه‌ریزی نوعی پیش‌بینی است؟

۱- آگاه‌سازی

اولین مرحله برای تشکیل یک جلسه این است که تمامی افراد مورد نظر خود را نسبت به قصد خود برای تشکیل جلسه آگاه کنید. این مرحله قسمت معمول و آسان کار است چون تقریبا همه کسانی که می‌خواهند جلسه‌ای تشکیل بدهند تنها به همین یک مرحله اکتفا می‌کنند. آگاه‌سازی به این صورت است که شما ابتدا یک لیست از تمام کسانی که قصد دارید به جلسه دعوت کنید را فراهم می‌سازید و سپس از طریق یک راه ارتباطی که خودتان بهتر می‌دانید، به تک تک این افراد اطلاع می‌دهید که در یک روز مشخص برای تشکیل یک جلسه گردهم بیایند. راه اطلاع‌رسانی شما دل‌خواه است و می‌تواند از طریق ایمیل، تماس تلفنی، پیام خصوصی و یا پیام گروهی انجام بپذیرد. این را هرگز فراموش نکنید که آگاه‌سازی باید حداقل ۷ روز قبل از زمان معین شده برای جلسه انجام بشود. به بیان دیگر، دست کم یک هفته قبل از جلسه، باید همه حضار احتمالی در جلسه را نسبت به موضوع آگاه بسازید.

۲- دریافت لیست موضوعات از اشخاص دعوت شده

بر خلاف تصور عمومی، مراحل تشکیل جلسه فقط به آگاه‌سازی محدود نمی‌شود. مرحله بعدی این است که از تمامی کسانی که به جلسه دعوت کرده‌اید درخواست کنید که یک لیست پنج تا ده موردی از موضوعاتی که مد نظرشان هست را برای شما ارسال کنند. ممکن است خودتان موضوعاتی را برای تحلیل در جلسه آماده کرده باشید، ولی سعی کنید همیشه به دیگر شرکت کننده‌های در جلسه نیز این فرصت را بدهید که به مباحث دل‌خواه‌شان بپردازند. برای همین خوب است که از همه دعوت شده‌ها یا صرفا از کسانی که صاحب نظر می‌دانید درخواست کنید که یک لیست از موضوعات مورد نظرشان را به شما بدهند.

۳- جمع‌بندی و رسیدن به لیست نهایی موضوعات

پس از دریافت لیست موضوعات از همه، وظیفه شما این است که از بین تمام موضوعات دریافتی و همین‌طور موضوعات مدنظر خودتان، یک لیست حداکثر پنج موردی از موضوعات را تهیه کنید. یادتان باشد که اگر موضوعات جلسه از پنج مورد بیشتر بشوند، ممکن است جلسه بیش از حد طولانی بشود. لیست نهایی موضوعات باید حداقل سه روز قبل از جلسه آماده شده باشد. وقتی لیست نهایی آماده شد، همه افراد دعوت شده به جلسه را باید در جریان موضوعات مورد بحث در جلسه قرار بدهید.

۴- تنظیم کردن دستور جلسه

مهم‌ترین مرحله، همین مرحله تنظیم کردن دستور جلسات است. از دست کم دو روز قبل از برگزاری جلسه شما باید دستور کامل جلسه را آماده کرده و در اختیار کسانی که در جلسه شرکت می‌کنند بگذارید. یک دستور جلسه معمولا شامل موارد زیر می‌شود:

  • زمان آغاز و پایان جلسه: زمان آغاز جلسه که از قبل اطلاع داده شده بود، ولی برای ثبت تاریخچه جلسات یک بار دیگر در دستور جلسه باید زمان آغاز آن را اعلام کنید. در مورد زمان پایان جلسه، مسلما نمی‌توانید با اطمینان این زمان را اعلام کنید ولی با توجه به معین شدن موضوعات مورد بحث، می‌توانید زمان تقریبی پایان بحث را تخمین بزنید.
  • لیست حضار: با توجه به این‌که از یک هفته پیش اشخاص دعوت شده در جریان قرار گرفته‌اند، اکنون که دو روز به تشکیل جلسه مانده است قطعا به خوبی می‌دانید که چه کسانی می‌توانند در جلسه شرکت کنند و چه کسانی اعلام کرده‌اند که حضور نخواهند داشت. پس لازم است در دستور جلسه لیست کامل کسانی که در جلسه حاضر خواهند بود نوشته بشود.
  • محل برگزاری: یکی دیگر از نکات واضحی که باید در دستور جلسه بگنجانید، مکان دقیق برگزاری جلسه است. کسانی که می‌خواهند در جلسه شرکت کنند باید دست کم از دو روز قبل از محل قطعی تشکیل جلسه آگاه شده باشند. بکوشید که در هنگام ارائه آدرس دقت به خرج بدهید تا حاضران برای پیدا کردن محل دچار سردرگمی نشوند.
  • هدف و موضوعات مورد بحث: هر جلسه‌ای مسلما باید یک هدف اصلی داشته باشد. هدف اصلی خود برای تشکیل جلسه را در دستور جلسه ذکر کنید تا همه حاضرین بدانند که علت تشکیل جلسه دقیقا چه چیزی است. در کنار هدف، پنج موضوع منتخبی که قبلا آماده کرده بودید را نیز بنویسید تا مشخص باشد سرفصل مباحث جلسه چه خواهند بود.
  • زمان تقریبی پرداختن به هر موضوع: برای آن‌که جلسه به درازا نکشد و حوصله حاضران سر نیاید، بهتر است که زمان مناسب برای پرداختن به هر موضوع را در دستور جلسه مشخص کنید. این زمان بر اساس اهمیت هر موضوع می‌تواند متفاوت باشد، مثلا ممکن است تشخیص بدهید که برای یک موضوع باید بیست دقیقه زمان اختصاص بدهید و برای یک موضوع دیگر فقط ده دقیقه، ولی مجموع زمان پرداختن به موضوعات نباید بیش از اندازه طولانی بشود.
  • ذکر موارد ضروری برای هر کدام از حاضرین: اگر لازم می‌دانید که برخی یا هر کدام از حاضرین پرونده‌ها یا اطلاعات خاصی را برای جلسه با خودشان به همراه بیاورند یا این‌که اگر فکر می‌کنید لازم است برخی از شرکت کننده‌ها قبل از جلسه داده‌هایی را مطالعه کرده یا در موردشان تحقیق نمایند، همه این موارد را باید در دستور جلسه ذکر کنید تا فرد مورد نظر با آمادگی کامل در جلسه حاضر شود.

۵- تکمیل جلسه

پس از آن که مقدمات جلسه را فراهم کردید می‌توانید با خیال راحت جلسه مورد نظرتان را برگزار کنید و مطابق همان دستور جلسه پیش بروید. پس از اتمام مباحث، بخش تکمیل جلسه به میان می‌آید. همان‌طور که احتمالا می‌دانید، این ضروری است که مباحث مطرح شده در جلسات مستندسازی شوند، به طوری که در آینده بتوان به آن‌ها استناد کرد. برخی‌ها گفتمان جلسه‌ها را به صورت صوتی یا ویدیویی ضبط می‌کنند که البته خوب است ولی کافی نیست. بهترین راه مستندسازی جلسات، ثبت ماوقع به صورت کتبی است. می‌توانید بخشی از دستور جلسه را به نتیجه جلسه اختصاص بدهید و سپس از تمامی حاضران بخواهید که پای دستور جلسه را امضاء کنند تا همه چیز شکل رسمی به خود بگیرد، یا این‌که می‌توانید خروجی جلسه را در سندی جداگانه تحت عنوان صورت جلسه به ثبت برسانید.

نتیجه‌گیری

رعایت نکات ذکر شده برای پیش و پس از تشکیل جلسات، نه تنها می‌تواند تخصص شما را نشان بدهد بلکه می‌تواند در آینده به اندازه قابل توجهی در حل و فصل مسائل به شما کمک کند و استناد به جلسات و مسائل مطرح شده در آن‌ها را به اندازه چشم‌گیری ساده‌تر نماید. بدیهی است که بخش قابل توجهی از مواردی که در این مقاله به آن‌ها اشاره کردم، در رابطه با جلسات اضطراری صدق نمی‌کنند، چون این جلسات معمولا مقدمه‌چینی‌های مرسوم را لازم ندارند.

دیدگاه خود را بنویسید:

آدرس ایمیل شما نمایش داده نخواهد شد.